Belastingcontrole: Hoe Bereid je je Voor en Wat Kun je Verwachten?

Er valt een brief op de mat van de Belastingdienst. Ze willen je administratie inzien. Voor veel ondernemers is dit een schrikmoment. Maar een belastingcontrole hoeft geen ramp te zijn. Met een goede voorbereiding en een opgeruimde administratie kom je er prima doorheen.

Waarom word je gecontroleerd?

De Belastingdienst controleert niet willekeurig. Er zijn grofweg drie redenen:

• Risicoselectie: je aangifte bevat posten die afwijken van het gemiddelde in jouw branche. Bijvoorbeeld: veel hogere aftrekposten dan vergelijkbare ondernemers.
• Signalen: informatie van derden, zoals een bank, een ex-partner of een boekhoudprogramma dat automatisch gegevens deelt.
• Steekproef: soms is het puur willekeurig. Je hebt niets fout gedaan, maar je nummer kwam uit de computer.

Welke soorten controles zijn er?

• Boekenonderzoek: de meest uitgebreide controle. Een inspecteur komt langs (of je stuurt je administratie op) en controleert meerdere jaren en meerdere belastingsoorten.
• Deelonderzoek: gericht op een specifieke post of een specifiek jaar.
• Informatieverzoek: de Belastingdienst vraagt schriftelijk om toelichting of documenten. Minder ingrijpend, maar je moet wel reageren.

Hoe bereid je je voor?

Stap een: bel je boekhouder. Als je er een hebt, laat hem of haar de communicatie overnemen. Een boekhouder kent de spelregels, weet wat de inspecteur zoekt en kan emotie uit het proces halen.

Stap twee: verzamel de gevraagde documenten. Dat zijn meestal:

• Jaarrekeningen en aangiften over de gecontroleerde jaren
• Bankafschriften (zakelijk en soms prive)
• Facturen (verkoop en inkoop)
• Contracten en overeenkomsten
• Rittenadministratie (als je een auto van de zaak hebt)
• Urenregistratie (als je de zelfstandigenaftrek claimt)

Stap drie: loop je administratie na op bekende zwakke plekken. Zijn er facturen die je niet kunt terugvinden? Zijn er privé-uitgaven die als zakelijk zijn geboekt? Beter om dit zelf te ontdekken dan dat de inspecteur het vindt.

Wat kan er gebeuren?

• Niets: alles klopt. Je krijgt een bevestiging en het is klaar.
• Correctie: de inspecteur vindt fouten en corrigeert je aangifte. Je krijgt een naheffing plus belastingrente (minimaal 4%).
• Boete: bij opzettelijke fouten of grove nalatigheid kan een boete volgen van 25% tot 100% van de naheffing.
• Strafrecht: in extreme gevallen (fraude) wordt het dossier overgedragen aan de FIOD.

Tips voor een soepele controle

• Wees open en eerlijk. Liegen of informatie achterhouden maakt het alleen maar erger.
• Beantwoord alleen wat er wordt gevraagd. Bied niet vrijwillig extra informatie aan.
• Houd een zakelijke toon. De inspecteur doet zijn of haar werk.
• Vraag om uitstel als je meer tijd nodig hebt om documenten te verzamelen.

Heb je een brief ontvangen van de Belastingdienst? Bij MOJKA Finance begeleiden we je door het hele traject, van voorbereiding tot afhandeling. Bekijk onze diensten of bel ons direct.