Privacyverklaring

MOJKA Finance is een administratie- en belastingadvieskantoor gevestigd in Rotterdam. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die wij van u ontvangen en verwerken.

• Bedrijfsnaam: MOJKA Finance
• Adres: Kleiweg 261 b, 3051 XM Rotterdam
• KvK-nummer: 24408269
• E-mailadres: info@mojka.nl

Afhankelijk van de dienst die wij voor u verrichten, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Contact- en identificatiegegevens

Uw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens hebben wij nodig om met u te communiceren en onze diensten te verlenen.

Financiële gegevens

Bankrekeningnummers (IBAN), factuurgegevens en informatie over uw inkomen, vermogen en schulden. Deze gegevens zijn essentieel voor het voeren van uw administratie en het opstellen van belastingaangiften.

Gegevens voor salarisadministratie

Burgerservicenummer (BSN), geboortedatum, salarisgegevens en eventuele gegevens van gezinsleden. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend wanneer u gebruik maakt van onze salarisadministratiediensten.

Websitegegevens

IP-adres, browsertype, apparaat-ID en gegevens over uw activiteiten op onze website. Deze informatie wordt verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Meer hierover leest u in onze cookieverklaring.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat onder de AVG. Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden en de bijbehorende rechtsgronden:

Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken uw gegevens om onze administratieve, boekhoudkundige en fiscale diensten aan u te kunnen leveren. Dit omvat het voeren van uw boekhouding, het opstellen van jaarrekeningen en het verzorgen van belastingaangiften.

Wettelijke verplichtingen

Op grond van fiscale wet- en regelgeving zijn wij verplicht bepaalde gegevens te bewaren en, indien vereist, te delen met de Belastingdienst of andere overheidsinstanties. Dit betreft onder meer de wettelijke bewaarplicht van administratieve bescheiden.

Communicatie en marketing

Wij gebruiken uw contactgegevens om met u te communiceren over onze dienstverlening. Daarnaast kunt u, met uw toestemming, nieuwsbrieven of andere commerciële berichten van ons ontvangen. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

Beveiliging en optimalisatie van de website

Wij verwerken technische gegevens om onze website te beveiligen tegen misbruik, de prestaties te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang.

MOJKA Finance deelt uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Concreet kan het gaan om:

• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties, voor zover wettelijk vereist.
• Softwareleveranciers (verwerkers) die wij inzetten voor onze dienstverlening. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten:
  • Exact — boekhoudsoftware voor financiële administratie
  • Snelstart — boekhoudsoftware voor financiële administratie
  • Loon.nl — salarisadministratie en loonaangiften
• Hostingprovider: Strato (Duitsland, EU) voor cloudopslag van gegevens.
• Andere dienstverleners die betrokken zijn bij de uitvoering van uw opdracht, uitsluitend met uw medeweten.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Al onze verwerkers zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte (EER), waardoor uw gegevens niet buiten de EU worden verwerkt.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Administratieve en fiscale gegevens: 7 jaar na het einde van het boekjaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Gegevens voor salarisadministratie: 7 jaar na het einde van het dienstverband, conform wettelijke vereisten.
• Contactgegevens voor marketing: tot het moment dat u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt.
• Websitegegevens: conform de bewaartermijnen zoals beschreven in onze cookieverklaring.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens.
• Recht op beperking van verwerking: u kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u een verzoek sturen naar info@mojka.nl. Wij reageren uiterlijk binnen vier weken op uw verzoek. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Wij raden u aan hierbij uw pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en BSN zwart te maken ter bescherming van uw privacy.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

MOJKA Finance neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Opslag van gegevens

Uw gegevens worden opgeslagen op:

• Eigen server: een beveiligde server op ons kantoor in Rotterdam, met fysieke toegangscontrole.
• Cloudopslag: Strato (Duitsland), een EU-gebaseerde hostingprovider die voldoet aan de AVG-vereisten.

Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor alle communicatie via onze website.
• Beveiligde opslag van gegevens met toegangscontrole en wachtwoordbeleid.
• Regelmatige back-ups en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.
• Geheimhoudingsverplichtingen voor alle medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens.

Mocht u ondanks onze maatregelen een vermoeden hebben van misbruik van uw gegevens, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@mojka.nl.

MOJKA Finance behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele aanpassingen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierover actief informeren.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop MOJKA Finance uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan gerust contact met ons op:

• MOJKA Finance
• Kleiweg 261 b, 3051 XM Rotterdam
• E-mail: info@mojka.nl
• KvK-nummer: 24408269