Privacyverklaring

MOJKA Finance is een administratie- en belastingadvieskantoor gevestigd in Rotterdam. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die wij van je ontvangen en verwerken.

• Bedrijfsnaam: MOJKA Finance
• Adres: Kleiweg 261 b, 3051 XM Rotterdam
• KvK-nummer: 24408269
• E-mailadres: info@mojka.nl

Afhankelijk van de dienst die wij voor je verrichten, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Contact- en identificatiegegevens

Je voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens hebben wij nodig om met je te communiceren en onze diensten te verlenen.

Financiële gegevens

Bankrekeningnummers (IBAN), factuurgegevens en informatie over je inkomen, vermogen en schulden. Deze gegevens zijn essentieel voor het voeren van je administratie en het opstellen van belastingaangiften.

Gegevens voor salarisadministratie

Burgerservicenummer (BSN), geboortedatum, salarisgegevens en eventuele gegevens van gezinsleden. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend wanneer je gebruik maakt van onze salarisadministratiediensten.

Websitegegevens

IP-adres, browsertype, apparaat-ID en gegevens over je activiteiten op onze website. Deze informatie wordt verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Meer hierover lees je in onze cookieverklaring.

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat onder de AVG. Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden en de bijbehorende rechtsgronden:

Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken je gegevens om onze administratieve, boekhoudkundige en fiscale diensten aan je te kunnen leveren. Dit omvat het voeren van je boekhouding, het opstellen van jaarrekeningen en het verzorgen van belastingaangiften.

Wettelijke verplichtingen

Op grond van fiscale wet- en regelgeving zijn wij verplicht bepaalde gegevens te bewaren en, indien vereist, te delen met de Belastingdienst of andere overheidsinstanties. Dit betreft onder meer de wettelijke bewaarplicht van administratieve bescheiden.

Communicatie en marketing

Wij gebruiken je contactgegevens om met je te communiceren over onze dienstverlening. Daarnaast kun je, met je toestemming, nieuwsbrieven of andere commerciële berichten van ons ontvangen. Je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

Beveiliging en optimalisatie van de website

Wij verwerken technische gegevens om onze website te beveiligen tegen misbruik, de prestaties te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang.

MOJKA Finance deelt je persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Concreet kan het gaan om:

• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties, voor zover wettelijk vereist.
• Softwareleveranciers (verwerkers) die wij inzetten voor onze dienstverlening. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten:
  • Exact — boekhoudsoftware voor financiële administratie
  • Snelstart — boekhoudsoftware voor financiële administratie
  • Loon.nl — salarisadministratie en loonaangiften
• Hostingprovider: Strato (Duitsland, EU) voor cloudopslag van gegevens.
• Andere dienstverleners die betrokken zijn bij de uitvoering van je opdracht, uitsluitend met je medeweten.

Wij verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden. Al onze verwerkers zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte (EER), waardoor je gegevens niet buiten de EU worden verwerkt.

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Administratieve en fiscale gegevens: 7 jaar na het einde van het boekjaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Gegevens voor salarisadministratie: 7 jaar na het einde van het dienstverband, conform wettelijke vereisten.
• Contactgegevens voor marketing: tot het moment dat je je toestemming intrekt of bezwaar maakt.
• Websitegegevens: conform de bewaartermijnen zoals beschreven in onze cookieverklaring.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden je gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens.
• Recht op beperking van verwerking: je kunt vragen de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kunt verzoeken je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking is gebaseerd op je toestemming, kun je deze te allen tijde intrekken.

Om gebruik te maken van je rechten kunt je een verzoek sturen naar info@mojka.nl. Wij reageren uiterlijk binnen vier weken op je verzoek. Om je identiteit te verifiëren, kunnen wij je vragen om een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Wij raden je aan hierbij je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en BSN zwart te maken ter bescherming van je privacy.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

MOJKA Finance neemt de bescherming van je persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Opslag van gegevens

Je gegevens worden opgeslagen op:

• Eigen server: een beveiligde server op ons kantoor in Rotterdam, met fysieke toegangscontrole.
• Cloudopslag: Strato (Duitsland), een EU-gebaseerde hostingprovider die voldoet aan de AVG-vereisten.

Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor alle communicatie via onze website.
• Beveiligde opslag van gegevens met toegangscontrole en wachtwoordbeleid.
• Regelmatige back-ups en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.
• Geheimhoudingsverplichtingen voor alle medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens.

Mocht je ondanks onze maatregelen een vermoeden hebben van misbruik van je gegevens, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@mojka.nl.

MOJKA Finance behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele aanpassingen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij je hierover actief informeren.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop MOJKA Finance je persoonsgegevens verwerkt? Neem dan gerust contact met ons op:

• MOJKA Finance
• Kleiweg 261 b, 3051 XM Rotterdam
• E-mail: info@mojka.nl
• KvK-nummer: 24408269