Polityka Prywatności

MOJKA Finance to biuro rachunkowe i doradztwa podatkowego z siedzibą w Rotterdamie. Działamy jako administrator danych w rozumieniu RODO w odniesieniu do danych osobowych, które od Ciebie otrzymujemy i przetwarzamy.

• Nazwa firmy: MOJKA Finance
• Adres: Kleiweg 261 b, 3051 XM Rotterdam
• Numer KvK: 24408269
• E-mail: info@mojka.nl

W zależności od usługi, którą dla Ciebie świadczymy, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

Dane kontaktowe i identyfikacyjne

Twoje imię i nazwisko, adres, numer telefonu oraz adres e-mail. Dane te są nam potrzebne do komunikacji z Tobą i świadczenia naszych usług.

Dane finansowe

Numery rachunków bankowych (IBAN), dane do faktur oraz informacje o Twoich dochodach, majątku i zobowiązaniach. Dane te są niezbędne do prowadzenia Twojej księgowości i sporządzania deklaracji podatkowych.

Dane do obsługi kadr i płac

Numer BSN (odpowiednik PESEL), data urodzenia, dane dotyczące wynagrodzenia oraz ewentualne dane członków rodziny. Przetwarzamy te dane wyłącznie, gdy korzystasz z naszych usług kadrowo-płacowych.

Dane ze strony internetowej

Adres IP, typ przeglądarki, identyfikator urządzenia oraz dane dotyczące Twojej aktywności na naszej stronie internetowej. Informacje te są zbierane za pomocą plików cookie i podobnych technologii. Więcej na ten temat znajdziesz w naszym oświadczeniu o plikach cookie.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu ważna podstawa prawna wynikająca z RODO. Poniżej przedstawiamy przegląd celów i odpowiadających im podstaw prawnych:

Wykonanie umowy

Przetwarzamy Twoje dane w celu świadczenia naszych usług księgowych, rachunkowych i podatkowych. Obejmuje to prowadzenie księgowości, sporządzanie sprawozdań finansowych oraz przygotowywanie deklaracji podatkowych.

Obowiązki prawne

Na podstawie przepisów podatkowych jesteśmy zobowiązani do przechowywania określonych danych i, w razie potrzeby, udostępniania ich holenderskim organom podatkowym (Belastingdienst) lub innym organom państwowym. Dotyczy to m.in. ustawowego obowiązku przechowywania dokumentacji administracyjnej.

Komunikacja i marketing

Wykorzystujemy Twoje dane kontaktowe do komunikacji dotyczącej naszych usług. Ponadto, za Twoją zgodą, możesz otrzymywać od nas newslettery lub inne wiadomości handlowe. Zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie.

Bezpieczeństwo i optymalizacja strony internetowej

Przetwarzamy dane techniczne w celu zabezpieczenia naszej strony internetowej przed nadużyciami, poprawy jej wydajności oraz optymalizacji doświadczeń użytkowników. Odbywa się to na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.

MOJKA Finance udostępnia Twoje dane osobowe podmiotom trzecim wyłącznie wtedy, gdy jest to ściśle niezbędne do świadczenia naszych usług lub gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Konkretnie może to dotyczyć:

• Holenderskich organów podatkowych (Belastingdienst) i innych organów państwowych, w zakresie wymaganym przez prawo.
• Dostawców oprogramowania (podmioty przetwarzające), których wykorzystujemy w ramach świadczenia usług. Z tymi podmiotami zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych:
  • Exact — oprogramowanie księgowe do administracji finansowej
  • Snelstart — oprogramowanie księgowe do administracji finansowej
  • Loon.nl — administracja płacowa i deklaracje podatkowe od wynagrodzeń
• Dostawca hostingu: Strato (Niemcy, UE) do przechowywania danych w chmurze.
• Innych usługodawców zaangażowanych w realizację Twojego zlecenia, wyłącznie za Twoją wiedzą.

Nigdy nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim. Wszyscy nasi podwykonawcy przetwarzający dane znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), co oznacza, że Twoje dane nie są przetwarzane poza UE.

Przechowujemy Twoje dane osobowe nie dłużej, niż jest to ściśle konieczne do celów, dla których zostały zebrane. Obowiązują następujące okresy przechowywania:

• Dane administracyjne i podatkowe: 7 lat od końca roku obrachunkowego, zgodnie z ustawowym obowiązkiem przechowywania dokumentacji podatkowej.
• Dane kadrowo-płacowe: 7 lat od zakończenia stosunku pracy, zgodnie z wymogami prawnymi.
• Dane kontaktowe do celów marketingowych: do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Dane ze strony internetowej: zgodnie z okresami przechowywania opisanymi w naszym oświadczeniu o plikach cookie.

Po upływie obowiązującego okresu przechowywania Twoje dane zostaną bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane.

Na mocy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) przysługują Ci następujące prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu: możesz zażądać informacji o tym, jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania: możesz zlecić poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia: w określonych przypadkach możesz zażądać usunięcia Twoich danych osobowych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: możesz zażądać tymczasowego ograniczenia przetwarzania Twoich danych.
• Prawo do przenoszenia danych: możesz zażądać otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu: możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.
• Prawo do wycofania zgody: jeśli przetwarzanie opiera się na Twojej zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.

Aby skorzystać ze swoich praw, wyślij wniosek na adres info@mojka.nl. Odpowiemy na Twój wniosek najpóźniej w ciągu czterech tygodni. W celu weryfikacji Twojej tożsamości możemy poprosić o przesłanie kopii dokumentu tożsamości. Zalecamy, aby na kopii zamazać zdjęcie, strefę MRZ (pasek z numerami na dole paszportu), numer paszportu oraz numer BSN w celu ochrony Twojej prywatności.

Jeśli nie zgadzasz się ze sposobem, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo złożyć skargę do Autoriteit Persoonsgegevens (holenderskiego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych).

MOJKA Finance poważnie traktuje ochronę Twoich danych osobowych i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia Twoich danych przed utratą, nadużyciem, nieuprawnionym dostępem, niepożądanym ujawnieniem i niedozwoloną modyfikacją.

Przechowywanie danych

Twoje dane są przechowywane na:

• Serwer lokalny: zabezpieczony serwer w naszym biurze w Rotterdamie, z fizyczną kontrolą dostępu.
• Chmura: Strato (Niemcy), dostawca hostingu z siedzibą w UE, spełniający wymogi RODO.

Środki bezpieczeństwa

• Szyfrowane połączenia (SSL/TLS) dla całej komunikacji za pośrednictwem naszej strony internetowej.
• Bezpieczne przechowywanie danych z kontrolą dostępu i polityką haseł.
• Regularne kopie zapasowe i ocena naszych środków bezpieczeństwa.
• Obowiązek zachowania poufności dla wszystkich pracowników mających dostęp do danych osobowych.

Jeśli pomimo naszych środków bezpieczeństwa podejrzewasz nadużycie swoich danych, skontaktuj się z nami jak najszybciej pod adresem info@mojka.nl.

MOJKA Finance zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności. Zmiany będą publikowane na tej stronie. Zalecamy regularne zapoznawanie się z niniejszą polityką prywatności, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami. W przypadku istotnych zmian poinformujemy Cię o nich aktywnie.

Masz pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności lub sposobu, w jaki MOJKA Finance przetwarza Twoje dane osobowe? Skontaktuj się z nami:

• MOJKA Finance
• Kleiweg 261 b, 3051 XM Rotterdam
• E-mail: info@mojka.nl
• Numer KvK: 24408269