Thuiswerken en Belasting: Welke Kosten Kun je Aftrekken?

De keukentafel als kantoor, de slaapkamer als vergaderruimte. Sinds de pandemie werken miljoenen Nederlanders regelmatig vanuit huis. Maar wat veel mensen niet weten: een deel van die kosten kun je terugkrijgen via je belastingaangifte. Tenminste, als je aan de voorwaarden voldoet. En daar zit precies de crux.

Werknemer of ondernemer: het maakt uit

De regels voor thuiswerkkosten zijn compleet anders als je in loondienst werkt dan wanneer je zzp’er bent. Als werknemer ben je afhankelijk van wat je werkgever vergoedt. Als ondernemer heb je meer mogelijkheden, maar ook strengere eisen.

Thuiswerken als werknemer

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 2,35 euro per dag (bedrag 2026). Die vergoeding is bedoeld voor extra kosten zoals elektriciteit, water, verwarming en koffie. Je werkgever mag per dag kiezen: of de thuiswerkvergoeding, of de reiskostenvergoeding. Niet allebei.

Krijg je geen vergoeding van je werkgever? Dan kun je als werknemer helaas niet zelf kosten aftrekken voor thuiswerken. Die mogelijkheid is in 2001 afgeschaft. De enige uitzondering is als je een zelfstandige werkruimte hebt die aan strenge eisen voldoet, maar dat is voor werknemers vrijwel nooit het geval.

Thuiswerken als zzp’er of ondernemer

Hier wordt het interessanter. Als ondernemer kun je kosten voor een werkruimte thuis aftrekken van je winst. Maar de Belastingdienst stelt wel eisen aan die werkruimte.

Het zelfstandigheidscriterium

Je werkruimte moet “zelfstandig” zijn. Dat betekent in de praktijk: de ruimte heeft een eigen opgang (eigen voordeur of apart trappenhuis) of eigen sanitaire voorzieningen (toilet en wastafel). Een extra slaapkamer die je als kantoor gebruikt, voldoet hier meestal niet aan.

Voldoe je wel aan dit criterium? Dan kun je de volgende kosten aftrekken:

• Een evenredig deel van je huur of hypotheekrente
• Een evenredig deel van de energiekosten
• Gemeentelijke belastingen (OZB) naar rato
• Onderhoud en verzekering van de werkruimte

Geen zelfstandige werkruimte?

Voldoe je niet aan het zelfstandigheidscriterium, dan kun je de kosten van de ruimte zelf niet aftrekken. Maar je kunt nog steeds zakelijke kosten claimen die je maakt om je werk te doen:

• Kantoormeubelen: een bureau, bureaustoel en verlichting zijn zakelijke kosten als je ze uitsluitend voor je werk gebruikt.
• Computer en software: volledig aftrekbaar als ze zakelijk worden gebruikt.
• Internet: je kunt een zakelijk percentage aftrekken. Een gangbare verdeling is 50% zakelijk, maar dit moet je wel kunnen onderbouwen.
• Kantoorbenodigdheden: papier, inkt, pennen. Klein bier, maar het telt op.

Hoe bereken je het zakelijke deel?

De Belastingdienst accepteert een berekening op basis van vierkante meters. Stel, je woning is 80 m2 en je werkruimte is 12 m2. Dan is 15% van je woonlasten zakelijk. Pas dit percentage toe op huur, energie en overige kosten.

Houd een logboek bij van je werkuren thuis als extra onderbouwing. Hoe beter je kunt aantonen dat de ruimte overwegend zakelijk wordt gebruikt, hoe sterker je positie bij een eventuele controle.

Let op: de BTW-kant

Gebruik je een werkruimte in een huurwoning? Dan betaal je geen BTW over de huur (woningen zijn BTW-vrijgesteld). Bij een koopwoning kun je de BTW op verbouwingskosten van je werkruimte mogelijk terugvragen, maar alleen als de ruimte kwalificeert als zelfstandige werkruimte.

Praktische tips

• Maak foto’s van je werkruimte voor je administratie.
• Bewaar alle facturen van meubels, apparatuur en verbouwingen.
• Houd een simpele urenregistratie bij van thuiswerkdagen.
• Bespreek met je boekhouder welke verdeling realistisch is.

Twijfel je of jouw situatie in aanmerking komt voor aftrek? Bij MOJKA Finance kijken we graag met je mee. We beoordelen je werkruimte, berekenen het optimale aftrekpercentage en zorgen dat je aangifte klopt. Plan een vrijblijvend gesprek.