Loonheffing en Salarisadministratie: Wat Elke Werkgever Moet Weten

Wat Valt Onder Loonheffing?

Loonheffing is de verzamelnaam voor de belastingen en premies die je als werkgever inhoudt op het loon van je werknemer en afdraagt aan de Belastingdienst. Het omvat:

• Loonbelasting – voorheffing op de inkomstenbelasting.
• Premie volksverzekeringen – AOW (17,90%), Anw (0,10%), Wlz (9,65%) in 2025.
• Premies werknemersverzekeringen – WW (AWf-premie: 2,64% laag / 7,64% hoog), WIA/WAO, ZW.
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw – werkgeversheffing van 6,57% in 2025.

Loonaangifte: Frequentie en Deadlines

Je doet loonaangifte per tijdvak via je salarisadministratiesoftware of boekhouder. De meeste werkgevers gebruiken een maandelijks tijdvak. De aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand volgend op het loontijdvak binnen zijn. Voorbeeld: loon januari 2025 → aangifte en betaling uiterlijk 28 februari 2025.

Correcties en Naheffingen

Fouten in eerdere aangiften kun je corrigeren via een correctiebericht. Doe dit zo snel mogelijk: de Belastingdienst kan naheffingsaanslagen opleggen met een verzuimboete van 3% (maximum €5.514) bij te late betaling. Bij opzet of grove schuld kan de boete oplopen tot 100% van het nageheven bedrag.

Werkkostenregeling (WKR) in 2025

Met de WKR kun je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers geven. De vrije ruimte bedraagt:

• 1,92% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom.
• 1,18% over het meerdere.

Veelgebruikte gerichte vrijstellingen (buiten de vrije ruimte): reiskosten (€0,23/km), thuiswerkvergoeding (€2,35/dag), maaltijden, vakliteratuur en scholing. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Praktische Verplichtingen

• Identiteit vaststellen: controleer het identiteitsbewijs van elke werknemer vóór de eerste werkdag en bewaar een kopie.
• Loonheffingskorting: de werknemer geeft via het model “Opgaaf gegevens voor de loonheffingen” aan of je de korting mag toepassen. Dit mag maar bij één werkgever.
• Jaaropgaaf: werknemers ontvangen uiterlijk in februari een jaaropgaaf (tegenwoordig via de loonaangifte automatisch verwerkt).

Veelgemaakte Fouten

De meest voorkomende fouten: verkeerde tabel (wit/groen) toepassen, loonheffingskorting bij meerdere werkgevers, auto van de zaak niet correct verlonen, en de 30%-regeling verkeerd administreren. Bij MOJKA Finance verzorgen wij de salarisadministratie voor bedrijven in Rotterdam en heel Nederland. Neem contact op om fouten en boetes te voorkomen.